ADJOINT(E) À L'ESTIMATION

Travailler chez Roxboro Excavation, c’est vivre l’atmosphère conviviale et collaborative d’une entreprise familiale en pleine croissance. C’est une expertise de plus de 45 ans dans l’industrie de la construction. C’est de faire partie d’une famille unie où le potentiel, la reconnaissance, la sécurité et l’implication de tous font partie de nos valeurs. C’est avoir accès à une gamme d’avantages compétitifs et à des défis stimulants. La famille s’agrandit! Nous recherchons donc un(e) adjoint(e) à l'estimation pour se joindre à notre équipe dynamique.

Sous la responsabilité du Directeur, le titulaire du poste aura la principale fonction d’assister les estimateurs dans leurs procédures de soumissions, en plus de faire la gestion des divers documents et appels d’offres.

Lieu de travail : Dorval (1620 Newman Crescent, Dorval QC H9P 2R8)

Tâches et responsabilités :

• Faire l’ouverture des nouveaux dossiers de soumission et en faire la gestion administrative selon la procédure du département;
• Faire l’impression des plans et devis nécessaires suite à la réunion d’ouverture de projet;
• Effectuer l’achat et faire la gestion des appels d’offres publiques via les plateformes SEAO, MERX, Bonfire, Hydro-Québec, …;
• Monter les bordereaux dans TPL à partir de fichiers Excel, .pdf, etc.;
• Transmettre, recevoir et gérer les invitations et les soumissions des sous-traitants;
• Assurer le suivi du calendrier des soumissions;
• Suivi des projets en cours de soumission chez les compagnies sœurs de Roxboro Excavation afin de mettre en place une Muraille de Chine (Voir procédure Muraille de Chine);
• Mettre à jour les devis et normes lorsque révisés par les différentes instances publiques et les imprimer lorsque nécessaire;
• Assurer le suivi des addendas : surveiller l’émission d’addendas, les télécharger, aviser l’équipe de soumission et les transférer aux sous-traitants et fournisseurs;
• Effectuer le classement et l’archivage des dossiers de soumission;
• Être la personne ressource pour le système BSDQ (inscription et réception);
• Assurer les suivis des bases de données des sous-traitants et fournisseurs;
• Produire, mettre en pages des documents (Word et Excel) et en assurer la qualité de présentation;
• Analyser les devis et envoyer les demandes de cautionnement et d’assurances;
• Signer les cautionnements de soumission et lettre d’intention lorsque mandataire;
• Accomplir les tâches administratives reliées à la fermeture de soumission :
  • Remplir le bordereau des prix de soumission;
  • Validation des documents à annexer avec l’estimateur responsable;
  • Faire signer la soumission par les signataires désignés de la haute direction;
  • Effectuer les impressions, copies, numérisations nécessaires à l’envoie de la soumission (papier ou électronique);
  • S’assurer de la conformité de l’appel d’offre;
• Garder le tableau des soumissions en cours à jour;
• S’assurer de maintenir une bonne hygiène informatique dans nos dossiers de soumission :
  • Bien classer et trier les plans, devis, bordereaux, études géotechniques à jour en prenant soins de classer les documents périmés;
  • Classer les prix reçus des fournisseurs et sous-traitants selon la méthode du département;
  • Numériser au besoin et classer les notes de calculs dans le dossier;
  • S’assurer que le prix que le client a en mains se retrouve toujours dans le dossier «Soumissions finales»;
  • Ne pas garder de documents non-classés dans un document de soumission. Placer dans le bon sous-dossier;
•  Effectuer toute autre tâche connexe.
  

Qualifications:

• Un minimum de 2 ans d’expérience dans un poste similaire;
• Posséder diplôme d’études professionnelles;
• Expérience dans le domaine de la construction (un atout);
• Maîtrise impeccable du français à l’oral et à l’écrit;
• Connaissance fonctionnelle de l’anglais (un atout);
• Excellente connaissance de la suite MS Office;
• Capacité à travailler au sein d’une équipe, organisé(e) et structuré(e);
• Capacité et flexibilité pour gérer plusieurs dossiers simultanément (polyvalence, initiative, gestion des priorités et capacité d’analyse).
• Aptitude pour le travail d’équipe;
• Capacité à travailler sous pression afin de respecter les délais exigés par les demandes;
• Capacité à travailler de façon autonome, de même que dans un environnement axé sur le travail d’équipe;

Ce que nous offrons :

• Rémunération compétitive;
• Assurances collectives complètes (médicament, dentaire, vue, voyage, invalidité, vie, et plus);
• Horaire flexible pour le personnel administratif pour la conciliation travail-famille;
• Journée d’appréciation du personnel (journée personnelle mobile);
• Régime Enregistré d'Épargne Retraite (REER collectif);
• Accès à de la formation continue;
• Rabais corporatifs avantageux pour tous;
• Bornes de recharge pour les voitures électriques;
• Une équipe organisée, dynamique et à l’écoute;
• Ambiance et environnement de travail conviviaux;
• Plusieurs activités sociales pour les employés (5 à 7, Pools sportifs, BBQ, séances d’entrainement en groupe, et plus!);
• Travailler pour une entreprise compétitive cumulant près de 50 années d'expérience.