Organisation de la Rencontre globale du Programme de Coopération Volontaire d’Oxfam-Québec

Oxfam-Québec met en œuvre le Programme de coopération volontaire (PCV), financé par Affaires mondiales Canada (AMC) en Afrique, au Moyen-Orient et en Amérique latine. Dans le cadre du PCV, une semaine d’ateliers pour les personnes responsables de la mise en œuvre du programme dans 9 pays aura lieu du 30 mai au 7 juin 2026 à Montréal et à Saint-Alphonse-Rodriguez, Québec.

Cet événement international, qui regroupera une quinzaine de personnes de l’étranger et de 10 à 20 personnes de l’équipe d’Oxfam-Québec, vise à:

• Renforcer la cohésion et l’alignement stratégique du PCV ;
• Partager les apprentissages et bonnes pratiques ;
• Consolider les orientations pour la dernière phase du programme.

Oxfam-Québec est à la recherche d’un.e professionnel.l.e de la gestion de projet ayant préférablement une expérience d’organisation de conférence ou événement internationaux au Canada pour coordonner le processus de planification de l’événement (logistique et préparation du contenu), en collaboration avec l’équipe d’Oxfam, et gérer la logistique de l’événement sur place.

Objectif du mandat

Coordonner la planification de l’événement, en collaboration avec l’équipe d’Oxfam-Québec, et gérer la logistique de la Rencontre globale du 30 mai au 7 juin 2026.

 Responsabilités et livrables du/de la consultant·e Gestion du déplacement international des participant.e.s

• Processus d’obtention de visa canadiens / AVE pour tous les participant.e.s complété et visas obtenus.
• Billets d’avion achetés (en collaboration avec l’agence de voyages)
• Documentation facilitant l’entrée au Canada, transmise et expliquée aux participant.e.s
• Webinaire expliquant la logistique du déplacement international et du séjour organisé et tenu
• Élaboration d’un Guide de bienvenu (Welcome Pack), traduit en 3 langues
• Participant.e.s. soutenu.e.s. lors de leur déplacement international (numéro de téléphone en cas d’urgence, suivi des escales, etc.) à l’allée et au retour

Planification logistique de la rencontre

• Services de transport à Montréal (aéroport-hôtel) et de Montréal à Saint-Alphonse-de-Rodriguez sélectionnés et payés
• Service d’interprétation (anglais, français, espagnol) sélectionné et payé
• Besoins TI et matériels identifiés et communiqués au lieu de la rencontre (Domaine du Lac Long), si non disponibles sur place, autres fournisseurs identifiés. Communications fluides avec tous les fournisseurs assurées (transport, hébergement, interprétation, autre)
• Informations liées à la santé, aux besoins et au régime des participant.e.s recueillies et communiquées au personnel du lieu d’hébergement.
• Fournisseurs d’activités ludiques (animation, yoga, autre), identifié en fonction des besoins
• Matrice des tâches et responsabilités de chacun.e durant l’événement préparée, présentée et validée par les intervenant.e.s
• Dépenses suivies, reçus archivés et budget de l’événement actualisé

Coordination de la préparation du contenu de la rencontre

• Séance de planification du contenu avec le comité organisateur (français / espagnol) planifiée et tenue
• Travail préparatoire coordonné entre les différentes équipes (tâches liées à la préparation du contenu distribuées, suivies et accomplies)
• Agenda de la rencontre préparé, traduit en trois langues et transmis aux participant.e.s avant la rencontre
• Matériel devant être préparé par les participant.e.s identifié et communiqué aux participant.e.s, puis recueilli, traduit et organisé avant la rencontre (ex. PPT)

Gestion globale de l’événement

• Accueil et transport de et vers l’aéroport coordonnés
• Check-in à l’hôtel à Montréal facilité et accompli de manière fluide
• Réponse aux besoins des participants sur place au lieu d’hébergement à Montréal
• Communications gérées avec tous les fournisseurs (transport, hébergement, interprètes, autres) tout au long de l’événement
• Briefings quotidiens sur l’horaire, les tâches et responsabilités de chacun.e.s préparés et animés
• Horaire actualisé à la fin de chaque journée d’atelier en fonction de ce qui a été accompli et des besoins des participant.e.s.
• Coordination TI assurée (projecteur, son, interprétation, etc.)
• Tenir le rôle de personne ressource santé/sécurité durant toute la rencontre

Coordination du post-événement

• Bref rapport post-événement incluant : évaluation de chaque fournisseur, défis rencontrés; recommandations pour futurs événements rédigé et validé par le comité organisateur 

Durée du mandat

Le mandat débutera en avril 2026 et prendra fin après la tenue de la Rencontre globale (incluant une courte phase post-événement). La durée estimée est de 25 jours répartie sur environ 3 mois. 

Profil recherché

• Expérience démontrée en organisation d’événements internationaux ;
• Expérience en gestion de projets
• Excellentes compétences en coordination logistique complexe ;
• Expérience en communication interculturelle ;
• Capacité à gérer des processus administratifs liés aux visas et déplacements internationaux ;
• Excellente capacité organisationnelle et gestion des priorités ;
• Excellente capacité d’adaptation
• Maîtrise du français et de l’anglais (espagnol un atout);
• Leadership rassembleur 

Supervision

Le/la consultant·e travaillera sous la supervision directe et principale du Gestionnaire du PCV d’Oxfam-Québec, mais aussi secondairement des chargés de programme régionaux du PCV, en collaboration étroite avec l’équipe large du PCV à Oxfam-Québec. Conditions contractuelles : Les termes et conditions contractuels seront discutés avec la personne retenue et spécifiés dans le contrat final.

Conditions contractuelles : Les termes et conditions contractuels seront discutés avec la personne retenue et spécifiés dans le contrat final.

Oxfam-Québec

Par sa mission, Oxfam s’engage à promouvoir le bien-être des enfants, des jeunes, des femmes et des hommes. Oxfam a une politique de tolérance zéro contre tout comportement allant à l’encontre de son code de conduite, y compris le harcèlement, l'exploitation et l’abus sexuels, ainsi que le manque d’intégrité, la corruption et la fraude. Pour ce faire, Oxfam s’assurera de recruter des personnes qui démontrent les mêmes valeurs et s’attend à ce que toute personne œuvrant déjà au sein de l’organisation partage et incarne cet engagement. En tant qu'organisation qui préconise l'équité, la diversité et l’inclusion, Oxfam-Québec encourage les candidatures des personnes autochtones, noires et racisées, de personnes en situation de handicap, et de membres de la communauté LGBTIQ+

Accessibilité et mesures d’adaptation

Chez Oxfam‑Québec, nous souhaitons que chaque personne puisse participer pleinement à notre processus de recrutement. Si vous nécessitez des mesures d’adaptation afin de faciliter votre candidature ou votre expérience durant le processus, n’hésitez pas à nous en faire part. Nous ferons notre possible pour mettre en place les aménagements nécessaires, et ce, à toutes les étapes du recrutement.

Ensemble, nous luttons contre les inégalités pour mettre fin à la pauvreté et aux injustices, maintenant et à long terme.