L’Adjoint.e de direction assure un soutien administratif de haut niveau en gérant les activités quotidiennes et en facilitant la coordination des opérations. L’Adjoint.e joue un rôle clé dans l’optimisation du temps et des priorités de la direction exécutive et de l’équipe légale tout en veillant au bon déroulement des tâches administratives et stratégiques.

• Assurer une gestion des agendas des membres de la direction en assurant une gestion optimale du temps et des priorités;
• Assurer la gestion et le suivi des appels téléphonique et des courriels des membres de la direction et de l’équipe légale, en s’assurant d’optimiser l’efficacité des communications;
• Organiser et coordonner les rencontres, incluant la réservation des salles, la préparation des dossiers nécessaires et la prise de notes lors des réunions;
• Préparer, réviser et mettre en forme divers documents, notamment des rapports et des présentations, ainsi que divers documents juridiques, en s’assurant de leur qualité et de leur exactitude;
• Assurer la liaison entre la direction et les différentes parties prenantes internes et externes, en maintenant des communications fluides et professionnelles;
• Veiller à la mise à jour et à l’organisation de dossiers administratifs, en assurant une gestion rigoureuse de l’information et en facilitant son accès;
• Coordonner et assurer la logistique des traiteurs, de certains événements corporatifs et de représentation;
• Coordonner les voyages d’affaire et les déplacements de la direction.

• Détenir un diplôme en administration, bureautique ou dans un domaine connexe.
• Posséder un minimum de cinq ans d’expérience en tant qu’adjointe de direction ou exécutive, idéalement auprès d’un cadre supérieur.
• Maîtriser les outils informatiques, incluant la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et les plateformes de gestion documentaire.
• Faire preuve d’une excellente capacité d’organisation et de gestion des priorités dans un environnement dynamique. 
• Démontrer de solides compétences en communication écrite et orale.
• Avoir un grand souci du détail et de la rigueur dans l’exécution des tâches.
• Posséder un excellent sens de la discrétion, de la confidentialité et du professionnalisme.
• Être autonome, proactive et capable de gérer plusieurs dossiers simultanément avec efficacité et diplomatie.