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La vie chez STGM

Fondée en 2001, STGM est l'une des cinq plus importantes firmes d'architecture en conception intégrée au Québec et offre une grande profondeur de services par le biais de ses pratiques spécialisées: architecture, codes et normes, science du bâtiment, préservation du patrimoine, planification immobilière et design intérieur. Elle compte 170 architectes et professionnels répartis à Québec, Montréal et Baie-Comeau qui ont pour mission d'améliorer la qualité de vie de tous, un espace à la fois. Nous accueillons à bras ouverts ceux et celles qui souhaitent mettre leurs talents, leurs passions et leur créativité au service de lieux qui améliorent la vie des gens et des communautés, dans le plus grand respect de la beauté, de l’utilité et de l’environnement.

Chez STGM, le travail d’équipe, l’écoute, la poursuite de l’excellence, le plaisir et l’engagement s’allient au quotidien afin d’inspirer chacun à se dépasser pour créer et innover dans une entreprise d’ici à échelle humaine. STGM se repose sur son talent interne qui jour après jour contribue à concevoir des projets pérennes, durables et innovants. Le vent est dans nos voiles et vous pourriez faire partie de nos prochaines aventures !

Le poste

Le/la conseiller.ère aux offres de service est responsable d’appuyer l’équipe des offres de services dans la production d’offre de service. Le/la candidat·e idéal·e se démarque par son sens de l’organisation, son sens du jugement et sa proactivité. Il/elle se soucie des détails et s’adapte aisément à de courts délais de production.

Vos principales responsabilités

- S’intégrer à l’équipe des offres de service et s’adapter aux processus/procédures

- Prendre les offres de services sous sa responsabilité et les mener à terme de manière autonome

La personne que nous cherchons

- Diplôme d’études collégiales ou toute autre formation pertinente ; 

- Expérience en rédaction, en coordination d’offres de service ou en marketing ;

- Expérience en service client ;

- Expérience dans les secteurs de l’architecture ou de l’ingénierie (un atout) ; 

- Excellentes connaissances de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint…) ; 

- Connaissance de la suite Adobe notamment InDesign et Illustrator (un atout) ; 

- Excellente maîtrise du français ; 

- Excellente capacité à communiquer, à écouter et à travailler en équipe ; 

- Rigueur, autonomie et aisance à travailler sur plusieurs offres simultanément.

Description du poste

Produire des offres de service

- Rédiger de manière convaincante et concise différentes sections des offres de service (profil de la firme, expérience de projets, personnes clés...) ;

- Monter les annexes, les schémas, les tableaux, les organigrammes... ;

- Coordonner des réunions, suivre des addendas, poser des questions en lien avec la proposition, suivi avec les partenaires… ;

- Réviser l’offre (orthographe, syntaxe, cohérence, Antidote, révision de la mise en page) ;

- Rassembler et formater la présentation des documents administratifs (assurances, responsabilité professionnelle, Autorité du marché financier…) ; 

- Rassembler et formater les CV des Talents ;

- Imprimer l’offre ; 

- S’occuper du dépôt de l’offre.

Tenir à jour les outils propres aux offres de services :

- Ouverture/fermeture des dossiers ; 

- Classement des informations (CTRL) ; 

- Base de données (fiche de projets, photos, profils types…).

Faire la veille et le suivi des appels d’offres en cours (SEAO, MERX, achats et ventes);

Effectuer les tâches liées aux différentes opportunités

- Commander des documents sur SEAO/MERX/… ;

- Classer des dossiers ; 

- Inscrire le projet au tableau décisionnel.

Ouvrir des offres/projets (SharePoint, CTRL, Outlook)

Gérer la boite courriel des Offres de services

Notre offre

o Expérimenter un esprit d’équipe dans une firme multidisciplinaire qui améliore la vie des gens, 100% québécoise ;

o Développer des projets utiles dans une entreprise qui encourage la créativité, le plaisir et l’excellence ;

o Avoir la chance d’évoluer chaque jour sur les plans personnel et professionnel, dans une entreprise à échelle humaine ;

o Être encouragé(e) à libérer sa créativité dans un climat où les idées différentes sont accueillies de manière bienveillante et dans le plaisir ;

o Favoriser l’ouverture d’esprit pour questionner les évidences/différences, rencontre après rencontre, projet après projet, lieu après lieu ;

o Profiter de conditions flexibles de formation et de mentorat ; o Être écouté (e), reconnu (e), encouragé (e) et coaché (e) ;

o Rencontrer des gens sympathiques d’horizons multiples à passions variées, qui deviendront des collègues, des amis, votre équipe ;

o Vivre une vie sociale riche où le plaisir est assurément présent (5@7, dégustations de vin, pique-niques communautaires, sorties culturelles & sportives, ainsi que des fêtes de Noël et d’été réunissant les équipes de Montréal, de Québec et de Baie-Comeau dans un lieu enchanteur) 

o Un salaire ainsi que des avantages à la hauteur de votre expertise (stationnement, ordinateur, cellulaire d’entreprise, transport collectif, REER, paiement des cotisations à un ordre, etc.).

Chez STGM, nous croyons fermement que la diversité enrichit notre milieu de travail. Nous encourageons donc les personnes autochtones, les personnes en situation de handicap, ainsi que les membres des minorités visibles à soumettre leur candidature. Soyez assurés que toutes les demandes d’emploi seront évaluées avec équité et respect, et ce, sans aucune exception. STGM offre un environnement exempt de discrimination.

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Life at STGM

Founded in 2001, STGM is one of Quebec’s five largest integrated design architecture firms. The firm offers a comprehensive range of specialized services through its areas of expertise: architecture, codes and standards, building envelope, façades, heritage preservation, real estate planning, and interior design. STGM is home to 150 architects and professionals based in Québec City, Montréal, Longueuil and Baie-Comeau, all driven by a shared mission: improving quality of life, one space at a time.

We warmly welcome individuals who want to put their talents, passions, and creativity to work designing places that enhance the lives of people and communities, while respecting beauty, functionality, and the environment.At STGM, teamwork, listening, excellence, enjoyment, and commitment are part of everyday life. We encourage everyone to push boundaries, innovate, and create within a people-centered company rooted in Quebec values.

STGM’s success is built on the talent of its people, who contribute every day to designing sustainable, enduring, and innovative projects. We are experiencing strong growth, and the only question left is: will you be part of the journey?

The Position

As a Proposal Coordinator, you will support our Proposal Team in the preparation and delivery of high-quality proposals. The ideal candidate is highly organized, proactive, exercises sound judgment, pays close attention to detail, and thrives in a fast-paced environment with tight deadlines.

Your Main Responsibilities

– Integrate into the Proposal Team and become familiar with internal proposal processes and procedures.

– Take ownership of assigned proposals and independently coordinate them from start to finish.

The Candidate We Are Looking For

– College diploma (DEC) or equivalent.

– Experience in proposal writing, proposal coordination, or marketing.

– Experience in the architecture and/or engineering industry (asset).

– Strong proficiency with Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.).

– Knowledge of Adobe Creative Suite (Illustrator and InDesign) (asset).

– Excellent written and spoken French.

– Customer service experience.

Job Description

Proposal Production

– Write compelling and concise proposal content, including firm profiles, project experience, key personnel, and other proposal sections.

– Prepare appendices, diagrams, tables, organizational charts, and supporting graphics. 

– Coordinate proposal meetings, monitor addenda, prepare clarification questions, and communicate with project partners.

– Perform thorough proofreading and quality control, including grammar, spelling, consistency, formatting, and layout review using Antidote and other editing tools.

– Compile and format administrative documentation, including insurance certificates, professional liability documentation, AMF certification, and other required documents.

– Compile, update, and format employee résumés.

– Coordinate proposal printing and final production.

– Submit proposals through the required procurement platforms or delivery methods.

Maintain proposal tools and databases, including:

– Opening and closing proposal files and organizing documentation in CTRL.

– Maintaining project sheets, project photos, standard profiles, and proposal content databases.

## Tender Monitoring Monitor and track public and private procurement opportunities through platforms such as SEAO, MERX, and other procurement portals.

– Ordering tender documents.

– Organizing and filing tender documentation. 

– Registering opportunities in the firm's decision-tracking system.

Create new project workspaces in SharePoint, CTRL, and Outlook.

Proposal Inbox Management 

– Manage the Proposal Team email inbox and ensure timely follow-up on incoming requests.

What We Offer

– Be part of a collaborative, multidisciplinary Québec-based firm dedicated to improving people's lives.

– Work on meaningful projects in an environment that values creativity, excellence, and enjoyment.

– Grow personally and professionally within a human-scale organization. 

– Express your creativity in a workplace where new ideas are welcomed and encouraged.

– Work alongside open-minded professionals who challenge ideas and continuously learn from one another.

– Benefit from flexible learning, mentorship, and professional development opportunities.

– Be listened to, recognized, supported, and coached throughout your career.

– Build meaningful relationships with talented colleagues who share diverse backgrounds and passions.

– Enjoy a vibrant social culture, including happy hours, wine tastings, community picnics, cultural and sporting activities, and annual summer and holiday celebrations bringing together our Montréal and Québec City teams.

– Receive a competitive compensation and benefits package, including parking, company laptop, company mobile phone, public transit support, retirement savings plan (RRSP), professional membership reimbursement, and more.