Résumé du poste :

Nous recherchons un Coordinateur des Opérations Commerciales hautement organisé et soucieux des détails pour soutenir notre équipe des Opérations Commerciales. Ce poste joue un rôle crucial dans la coordination des processus d'affaires, la gestion de la facturation client et des recouvrements des comptes clients (AR), ainsi que dans le soutien à l'exécution des projets. De plus, le poste fournira un soutien administratif et analytique essentiel à la Directrice des Opérations Commerciales. Le candidat idéal possède 3 à 5 ans d'expérience en opérations commerciales, coordination de projets, finance ou administration au sein d'un environnement corporatif.

Responsabilités principales :

Coordination et soutien des projets :

• Assister à la planification, au suivi et à la coordination des projets au sein de l'équipe des Opérations Commerciales du Back Office.
• Collaborer avec des équipes transversales pour assurer l'exécution des livrables du projet en temps voulu.
• Surveiller les calendriers, les délais et les budgets des projets, en signalant les problèmes si nécessaire.
• Préparer des rapports de projet, de la documentation et des présentations pour les parties prenantes clés.
• Coordonner la communication avec les fournisseurs et les clients en lien avec les projets.

Facturation, Comptes Clients (AR) et Recouvrements :

• Préparer, vérifier et envoyer les factures aux clients de manière précise et en temps opportun.
•  Suivre les comptes clients et effectuer des relances pour garantir des recouvrements en temps voulu.
•  Coordonner avec les équipes internes pour résoudre les différences de facturation ou les problèmes de paiement des clients.
•  Maintenir des dossiers précis des factures, des paiements et des soldes des comptes clients.
•  Générer des rapports d'âge des comptes clients et signaler les comptes en retard si nécessaire.

Soutien et coordination opérationnels :

• Aider à l'exécution et à l'optimisation des processus d'opérations commerciales pour garantir efficacité et précision.
• Coordonner les activités entre différents services pour assurer une communication fluide et un flux de travail efficace.
• Soutenir la gestion des fournisseurs, l'administration des contrats et les tâches liées aux achats.
• Développer et maintenir la documentation interne, les guides de processus et les procédures opérationnelles normalisées (SOPs).

Tâches administratives et de reporting :

• Préparer des rapports, des résumés financiers, des présentations et des tableaux de bord pour soutenir les opérations commerciales et la prise de décisions.
•  Gérer la saisie de données, la tenue de dossiers et la mise à jour des bases de données pour garantir précision et conformité.
• Assister au suivi des indicateurs de performance clés (KPIs) des opérations commerciales.
•  Gérer la planification, la coordination des réunions et la correspondance au nom du VP et de l'équipe.

Amélioration des processus et conformité :

• Identifier les opportunités d'amélioration des processus et aider à mettre en place les meilleures pratiques.
•  Veiller à la conformité avec les politiques de l'entreprise, les réglementations du secteur et les contrôles internes.
• Collaborer avec les équipes internes pour optimiser les flux de travail et améliorer l'efficacité opérationnelle.

Communication et collaboration :

• Servir de liaison entre les différents départements, les fournisseurs externes et les parties prenantes.
• Apporter un soutien à l'organisation des réunions d'équipe, des événements et des sessions de formation.
• Assister à l'intégration des nouveaux membres de l'équipe en facilitant la formation et la documentation.

Qualifications et Expérience :

• 3 à 5 ans d'expérience en opérations commerciales, finance, comptes clients ou coordination administrative.
•  Diplôme en Administration des Affaires, Finance, Comptabilité, Gestion des Opérations ou domaine connexe (préféré).
• Bonne compréhension des processus de facturation, de recouvrement et de gestion des comptes clients.
•  Expérience avec la suite Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) et les outils logiciels d'entreprise.
• Familiarité avec les systèmes ERP, les logiciels comptables, les plateformes CRM ou les outils de gestion de flux de travail est un atout.
• Compétences analytiques solides avec capacité à interpréter des données, générer des rapports et fournir des recommandations exploitables.
•  Excellentes compétences organisationnelles, de gestion du temps et de résolution de problèmes.
• Excellentes capacités de communication écrite et verbale en français et en anglais.
• Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec des équipes transversales.

À propos de Diabsolut :

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